Notice on Issuing the "Shenzhen Property Service Bidding Guidance Rules"

深建规〔2023〕6号各有关单位： 为进一步完善我市物业管理制度体系建设，规范物业服务招标投标活动，促进物业服务行业健康发展，根据《深圳经济特区物业管理条例》等相关规定，结合本市实际，我局制定了《深圳市物业服务招标投标指导规则》，现予印发，请遵照执行。深圳市住房和建设局2023年8月14日深圳市物业服务招标投标指导规则第一章 总则 第一条为加强我市物业管理区域选聘物业服务企业监管工作，规范物业服务招标投标活动，根据《深圳经济特区物业管理条例》，结合本市实际，制定本规则。 第二条 本规则适用于本市行政区域内的住宅物业管理区域（以下简称住宅区）业主大会通过公开招标方式选聘物业服务企业及其监督管理的活动。 第三条物业服务招标投标活动实行招标人负责制，并遵循诚信、公开、公平、公正、择优的原则。 第四条业主大会公开招标选聘物业服务企业的，鼓励通过全市统一的物业服务招标投标交易平台（以下简称招标投标平台）进行。 市住房和建设部门可以委托具备相应条件的机构作为招标投标平台的运行服务机构。 第五条 市住房和建设部门负责依法制定全市统一的物业服务招标投标政策措施，统筹全市住宅区业主大会选聘物业服务企业的监督管理和招标投标平台建设，按照本规则规定的职责处理相关信访投诉。 第六条市物业管理服务促进中心负责指导市住房和建设部门委托的招标投标平台运行服务机构开展具体工作，协助市住房和建设部门按照本规则规定的职责处理相关信访投诉。 第七条 区住房和建设部门负责辖区内住宅区业主大会选聘物业服务企业的业务指导和监管，按照本规则规定的职责处理相关信访投诉。 第八条 街道办事处负责指导、监督辖区内住宅区业主大会选聘物业服务企业相关具体工作，指导业主委员会编制招标文件、确定业主大会议题和召集业主大会会议等，对物业服务项目招标投标的异议处理进行监督，对业主大会会议通过的招标文件进行备案，按照本规则规定的职责处理相关信访投诉。 第九条招标投标平台运行服务机构负责落实平台的开发建设、运行维护，提供招标投标全过程所需场所、设施和服务，配合住房和建设部门对招标投标全过程进行监督管理，并及时向住房和建设部门报告招标投标相关主体和评标专家的违法违规行为。 第十条业主大会是住宅区公开招标选聘物业服务企业的招标人。业主委员会作为业主大会的执行机构履行如下职责： （一）编制招标公告、招标文件； （二）发布招标公告及对招标文件进行澄清、答疑和补遗； （三）依照业主大会确定的招标事项组织开标、评标和定标； （四）依照本规则组建评标委员会和定标委员会； （五）依照本规则答复相关异议； （六）依照中标结果，以业主大会名义与中标物业服务企业签订物业服务合同； （七）法律、法规、规章制度及本规则规定的其他职责。第二章 招标与投标 第十一条业主委员会应当在街道办事处的指导下编制招标公告和招标文件。招标文件的主要内容包括物业服务期限和范围、投标人的资格条件、投标报价要求、评标方法、定标方法、拟签订的物业服务合同文本等。 招标公告、招标文件和物业服务合同应当参照市住房和建设部门发布的示范文本制定。 第十二条 物业服务项目招标文件应当符合物业服务项目的特点和需要，并按本规则及业主大会会议决定载明评标方法和定标方法。 对于投标人资格审查的标准、投标报价要求、评标标准等不允许偏离的实质性要求和条件，招标人应当在招标文件中规定，并以醒目的方式标明。 招标人不得以不合理的条件限制或者排斥潜在投标人，不得对潜在投标人实行歧视待遇。 第十三条业主委员会应当于召集业主大会会议十五日前，将本规则第十四条规定事项的有关议题予以公示；业主对议题提出书面意见建议的，业主委员会应当召开业主委员会会议研究决定是否采纳并予以答复。业主对答复内容存在重大意见分歧的，业主委员会应当及时向社区党委报告。 业主委员会召集业主大会决定公开招标选聘物业服务企业的有关事项，应当提前三个工作日书面告知物业所在地社区居民委员会。社区居民委员会应当派员列席会议或者了解会议情况。 第十四条对于选聘物业服务企业的以下事项，由业主大会会议作出决定： （一）是否通过原物业服务企业的续聘方案； （二）是否通过选聘物业服务企业的招标文件； （三）明确评标、定标方法； （四）其他需要业主大会决定的事项。 上述事项应当由专有部分面积占比三分之二以上的业主且人数占比三分之二以上的业主参与表决，且应当经参与表决专有部分面积过半数的业主且参与表决人数过半数的业主同意。业主大会不得授权业主委员会决定选聘物业服务企业相关事项，不得授权业主委员会直接确定中标人。 第十五条业主委员会应当在业主大会会议决定公示期满后，及时将会议通过的招标文件通过市住房和建设部门建立的物业管理信息平台报街道办事处备案，备案时应当一并报送业主大会决议等相关材料。 街道办事处应当在五个工作日内予以备案并同步抄送区住房和建设部门，有相关争议必须处理的除外。 第十六条招标文件备案后，业主委员会应当及时在招标投标平台发布招标公告和招标文件。 自招标文件发布之日起至投标人提交投标文件截止之日止，时间不得少于二十日。 第十七条投标人或者其他利害关系人对招标文件的质疑，应当在投标截止时间十日前提出。业主委员会应当在投标截止时间五日前作出答疑、补遗。 第十八条投标人应当按照招标文件的要求编制投标文件。投标文件应当对招标文件提出的要求和条件作出明确响应。 第十九条投标人应当在招标文件要求提交投标文件的截止时间前，通过招标投标平台提交投标文件。 在招标文件要求提交投标文件的截止时间后提交的投标文件，招标人应当拒收。 在本市参与物业服务项目投标的企业，提交投标文件之前，应当在物业管理信息平台进行企业信息登记。企业信息登记的具体办法由市住房和建设部门另行制定。第三章 开标与评标 第二十条业主委员会应当在招标文件要求提交投标文件的截止时间后，通过招标投标平台组织开标，并应当邀请所有投标人参加。 第二十一条开标时业主委员会应当核实投标人名称、投标价格、投标保证金缴纳情况以及招标文件规定的其他内容。 开标过程中，投标人有异议的应当在开标期间提出，业主委员会应在开标结束前作出答复。开标结束后，业主委员会应于当日在招标投标平台公开开标结果。 投标人自愿放弃参加开标，或者在开标结束前主动退出开标的，均视为认可开标程序和结果。开标结束后，投标人不得再对开标程序和结果提出异议。 投标人少于三个，或者开标通过本条第一款核实的投标人少于三个的，应当依法重新招标；重新招标后投标人仍少于三个的，经业主大会决定可以协议选聘物业服务企业。 第二十二条评标委员会由物业服务项目评标专家组成，人数为五人以上单数，评标专家由业主委员会通过招标投标平台从市住房和建设部门建立的物业管理专家库中随机抽取。抽取评标专家的开始时间不得早于评标开始前二十四小时。评标委员会成员的名单在评标开始前应当保密。 与投标人有利害关系的专家不得进入相关项目的评标委员会，已经进入的应当更换。在同一评标项目中，来自同一单位的评标专家不得超过一人。 评标地点由物业所在地区住房和建设部门确定，评标应当在招标投标平台上进行并全程录音录像。 第二十三条物业服务招标项目的评标方法包括择优评审法和定性评审法，由业主大会会议表决确定采用其中一种评标方法并在招标文件中载明。评标委员会按照招标文件规定的评标方法进行评标。 招标人在设置评标标准时应当参考投标人及其项目负责人上年度根据《深圳市物业服务评价管理办法》获得的物业服务评价等级情况。 第二十四条采用择优评审法的，评标委员会应当按照招标文件的规定审查各投标文件是否满足招标文件实质性要求，并对服务方案、投标报价、物业服务评价等进行优劣比较，最终按照合格投标人数的50%（采取四舍五入取整）择优推荐进入定标环节，具体数量由业主大会会议表决并在招标文件中载明，但原则上不多于八名、少于三名。 第二十五条采用定性评审法的，评标委员会应当按照招标文件的规定审查各投标文件是否满足招标文件实质性要求，并指出各投标文件的优点、缺陷以及签订合同前应注意和澄清的事项等，并将所有不被判定为无效标的投标人均确定为合格投标人。 第二十六条 投标人有下列情形之一的，评标委员会应当判定为无效标： （一）投标人的资格条件不符合法律法规和招标文件要求的； （二）投标人的投标文件不能满足招标文件的实质性要求，或者未能在实质上响应招标文件的； （三）评标委员会要求投标人对投标文件中含义不明确的内容作必要的澄清或者说明，投标人拒不按照要求进行澄清、说明，或者其澄清、说明超出投标文件的范围或者改变投标文件的实质性内容的； （四）评标委员会发现投标人以他人的名义投标、串通投标、以行贿手段谋取中标或者以其他弄虚作假方式投标的。 第二十七条评标委员会应当于评标会议结束时向招标人提交书面评标报告。 评标报告应当由评标委员会全体成员签字。对评标结果持有异议的评标委员会成员应当以书面形式说明其不同意见和理由，评标报告应当注明该不同意见。评标委员会成员拒绝在评标报告上签字又不书面说明其不同意见和理由的，视为同意评标结果。评标委员会应当对此作出书面说明。 第二十八条业主委员会应当自收到评标报告之日起一个工作日内将评标报告在招标投标平台公示，时间不少于三个工作日。 投标人或者其他利害关系人对评标结果有异议的，应当在评标报告公示期间提出。业主委员会应当自收到异议之日起三个工作日内作出答复。 第二十九条出现下列情形之一的，应予废标： （一）经评标委员会评审，合格投标人不足三个的； （二）发现影响招标投标公正的违法、违规行为的。 废标后，招标人应当通过招标投标平台宣布本次招标失败，重新招标。重新招标后再次废标的，经业主大会决定可以协议选聘物业服务企业。 评标委员会应当谨慎废标，除法律、法规、规章、规范性文件规定以及招标文件否决性条款单列的无效标或者废标情形外，评标委员会不得对投标文件作无效标或者废标处理。无效标或者废标应当由评标委员会集体表决后作出。第四章 定标与中标 第三十条 物业服务招标项目的定标方法主要包括票决定标法、票决抽签定标法，由业主大会会议表决确定并在招标文件中载明。 评标方法采用择优评审法的，定标方法应当采用票决定标法；评标方法采用定性评审法的，定标方法可以采用票决抽签定标法。鼓励业主大会通过票决定标法选聘物业服务企业。 招标人也可以授权评标委员会经评审择优确定中标人。 第三十一条 票决定标法是指通过召开业主大会会议对进入定标环节的合格投标人投票表决确定中标人。 第三十二条 采用票决定标法按照以下程序执行： （一）业主委员会应当于业主大会会议召开十五日前将会议议题及其具体内容、时间、地点、方式等予以公示； （二）定标会议应当由专有部分面积占比三分之二以上的业主且人数占比三分之二以上的业主参与，对所有进入定标环节的合格投标人进行投票表决；经参与表决专有部分面积过半数的业主且参与表决人数过半数的业主同意，得票顺序排名第一的合格投标人为中标人。若首轮业主大会表决中所有进入定标环节的合格投标人的得票均未达到业主大会会议作出决定的比例要求，则依照首轮表决的得票顺序选前两名合格投标人进入第二轮投票表决。第二轮表决得票顺序排名第一且达到业主大会会议作出决定的比例要求的确定为中标人。若第二轮表决中两个合格投标人的得票仍未达到业主大会会议作出决定的比例要求，则本次招标失败； （三）业主委员会应当自业主大会会议作出定标决定之日起三个工作日内，将业主大会决定在物业管理区域显著位置公开张贴，同时在物业管理信息平台发布，并按照本规则第三十六条规定在招标投标平台予以公示，时间不少于十日； 前款所称得票顺序按照所得投票业主专有部分面积数占参会业主专有部分面积总数的比例，与所得投票人数占参会业主人数的比例之和的大小确定，两者之和相等的，所得面积数较多者排名靠前，所得面积数相等的，抽签确定排名顺序。 第三十三条 票决抽签定标法是指由业主委员会组建定标委员会，定标委员会通过投票表决方式在所有合格投标人中确定三名进入抽签程序，再以随机抽签方式确定中标人。 第三十四条 采用票决抽签定标法按照以下程序执行： （一）定标委员会成员先对评标委员会确定的合格投标人进行独立投票，得票顺序排名前三位的合格投标人进入抽签程序。如合格投标人只有三名，则全部直接进入抽签程序； （二）定标委员会从进入抽签程序的三名合格投标人中随机抽取一名确定为中标人； （三）业主委员会应当编制定标报告，记录定标委员会的产生、投票、抽签情况及定标结果。定标报告由定标委员会全体成员签字确认； 定标地点由物业所在地区住房和建设部门确定，定标委员会投票、抽签均应当在招标投标平台上进行并全程录音录像。社区党委应派员列席监督并签字见证。 第三十五条定标委员会由业主代表组成，成员人数为九名以上单数，最高不得超过十五名。 业主委员会应当在街道办事处的指导和监督下，在定标开始前二十四小时内，从全体业主中随机抽取产生定标委员会备选业主代表，并通知备选业主代表参加定标；如被抽取到的备选业主代表无法参加，业主委员会从余下的业主代表中继续随机抽取，直至能够参加定标的备选业主代表人数为预定的定标委员会成员人数的两倍以上。 定标当日，业主委员会应当按预定的定标委员会成员人数，从备选业主代表中随机抽取定标委员会成员，并通知定标委员会成员参加定标。抽取定标委员会成员的时间，不得早于定标开始前四个小时。 第三十六条业主委员会应当在确定中标结果之日起三日内，将中标结果在招标投标平台公示，时间不少于十日。 投标人或其他利害关系人对中标结果有异议的，应当在公示期满七日前向招标人提出，业主委员会应在公示期满前予以答复。公示期满无异议或者异议不成立的，中标结果公示期满后三十日内，业主委员会应当以业主大会名义向中标人发出中标通知书，并按照招标文件和中标人的投标文件与中标人签订书面物业服务合同，且双方不得再行订立背离合同实质性内容的其他协议。合同实质性内容主要包含服务范围、服务期限、服务质量、服务价款等。 中标人应当在物业服务合同签订之日起十五日内将合同副本报物业所在地区住房和建设部门备案。 第三十七条 定标后有下列情形之一的，招标人可以采用原招标文件规定的定标方法从进入定标环节的合格投标人中重新确定中标人： （一）中标人放弃中标资格的； （二）中标人因自身原因未在本规则第三十六条第二款规定时间内与招标人签订物业服务合同的； （三）被查实存在影响中标结果的违法行为的。 采用票决定标法的，将得票顺序排名第二且票数达到业主大会会议作出决定的比例要求的合格投标人作为中标人。如没有符合条件的合格投标人，业主委员会按本规则第三十二条重新召开业主大会票决确定中标人。 采用票决抽签定标法的，业主委员会按本规则第三十四条，组织原定标委员会从进入抽签程序但未中标的两名合格投标人中随机抽取一名确定为中标人。第五章 投诉与处理 第三十八条招标投标过程中，投标人或者其他利害关系人有质疑或者异议的，应当按照本规则规定的时限通过招标投标平台实名提出，业主委员会应当按照本规则规定的时限通过招标投标平台予以答复。 第三十九条 投标人或者其他利害关系人未及时收到答复或者对答复不满意的，或者认为招标投标活动不符合法律、法规、规章和规范性文件规定的，应当自应收到答复截止之日或收到答复之日起十日内实名向物业所在地街道办事处书面提出投诉。投诉应当有明确的请求和必要的证明材料。 在投诉调查处理过程中，有下列情形之一的，街道办事处可以责令业主委员会暂停招标投标活动：（一）已有证据证实投诉问题属实，若不暂停将给投诉人造成较大损害或者造成不良社会影响的；（二）投诉事项情况复杂，涉及多个投标人或者部门，需要其他行政监督部门协助调查的；（三）投诉事项涉及专业性或者技术性问题，需要原评标委员会复核或者重新组织专家评审的；（四）街道办事处认为需要暂停招标投标的其他情形。 第四十条依据《深圳经济特区物业管理条例》第四十九条、第六十七条规定，街道办事处通过招标投标方式选聘物业服务企业的，依据本规则行使招标人的有关权利。招标投标相关事项由街道办事处根据项目情况合理确定。 第四十一条 社区居民委员会代行住宅区业主委员会职责期间，如住宅区业主大会需公开招标选聘物业服务企业，社区居民委员会应当按照《深圳市社区居民委员会代行住宅区业主委员会职责管理办法（试行）》和本规则规定组织开展相关工作。 第四十二条下列情形选聘物业服务企业的，参照本规则执行： （一）住宅区依法成立业主大会之前，建设单位采用公开招标方式选聘物业服务企业的； （二）非住宅区采用公开招标方式选聘物业服务企业的； （三）原农村城市化社区等其他采用公开招标方式选聘物业服务企业的。 第四十三条本规则自2023年10月15日起施行，有效期5年。