Opinions on Further Strengthening Archives Management for Key Construction Projects

惠府办〔2009〕43号各县、区人民政府，市政府各部门、各直属机构： 为加强我市重点建设项目档案管理工作，确保项目档案的完整、准确、系统和安全，使重点建设项目档案更好地为全市经济建设服务，根据《中华人民共和国档案法》、《广东省档案条例》等法律法规，按照国家档案局、原国家计委《关于发布〈国家重点建设项目档案管理登记办法〉的通知》（档发字〔1997〕15号）和国家档案局、国家发展改革委《关于印发〈重大建设项目档案验收办法〉的通知》（档发〔2006〕2号）要求，结合我市经济社会发展需要，经市人民政府同意，现就进一步加强重点建设项目档案管理工作提出如下意见： 一、提高认识，增强做好项目档案工作的自觉性 重点建设项目档案既是重点建设项目的历史纪录，又是项目投产运行、维修、管理、改扩建等工作的重要依据，是项目建设的重要组成部分，是整个项目管理不可缺少的环节。各部门要以对国家和人民负责的态度，本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的宗旨，切实加强重点建设项目档案的管理工作。 二、进一步加强项目档案的登记与管理工作 （一）认真组织，切实做好项目档案的登记工作。各项目主管部门的档案机构应与本地档案行政管理部门互通情况，密切联系。项目主管部门要督促有关建设单位对新建、在建、竣工试产的重点建设项目档案进行登记，以确保重点工程建设项目档案登记工作正常开展。建设单位在工程开工后6个月内必须填报《重点建设项目档案管理登记表》（附件1）。 （二）加强指导，确保重点建设项目档案整理、归档规范。市、县（区）档案行政管理部门应当根据档案登记信息，有计划、有步骤地对列入当地重点建设规划的项目档案进行业务指导，督促建设单位、施工单位、监理单位、拆迁实施等参建单位建立档案管理机构、健全档案管理制度、配备档案管理人员、加强声像电子档案的收集归档，把档案工作纳入到项目管理的各个环节，做到与项目建设同步，随时收集、及时归档。 （三）加强重点建设项目档案的移送工作。市、县（区）城建档案管理机构要认真督促建设单位，按要求向城建档案管理机构报送全套符合归档要求的工程档案原件（包括照片、录像资料和电子档案），并向建设单位出具建设工程档案接收证明书或认可文件，对逾期未移交的，要督促其限期移交。 三、加强重点建设项目档案的执法检查工作 市、县（区）档案行政管理部门要加强对重点建设项目档案的执法检查工作，并使之制度化、常态化，保证重点建设项目参建单位的档案管理机构、制度、人员落实以及档案的收集、整理、归档、验收、移交工作规范化。 （一）严把重点建设项目档案质量关。 1．省级重点建设项目档案的验收由市档案行政管理部门上报省档案局，或由省档案局委托市档案行政管理部门组织对项目档案进行验收，验收合格后报省档案局备案； 2．市、县（区）重大建设项目的档案，由同级档案行政管理部门组织验收； 3．各建设单位在工程竣工验收前3个月，要认真审查确认档案资料是否完整、齐全，并按规范做好立卷归档工作，同时，向当地档案行政管理部门提交预验收和验收申请报告，项目档案预验收后1个月内和项目正式竣工验收后1个月内必须填报《重点建设项目档案管理登记表》（附件2、3）。验收内容按照《重大建设项目档案验收内容及要求》进行。 （二）强化重点建设项目档案工作责任制度。 1．重大建设项目、国家和省级重大科研项目的档案未经档案行政管理部门和有关主管部门鉴定、验收的，由档案行政管理部门根据《广东省档案条例》第四十条的规定，责令限期改正，情节严重的，由主管部门或者有关单位对有关责任人员给予处分。 2．项目档案验收不合格的项目，依据广东省档案局和广东省发展和改革委员会《转发国家档案局国家发展改革委关于印发〈重大建设项目档案验收办法〉的通知》（粤档发〔2006〕32号）的规定，由项目档案验收组提出整改意见，要求项目建设单位于项目竣工验收前对存在的问题限期整改，进行复查。复查后仍不合格的，不得进行竣工验收，并由项目档案验收组提请有关部门对项目建设单位通报批评。造成档案损失的，依法追究有关单位及人员的责任。 附件：1．重点建设项目档案管理登记表（一） 2．重点建设项目档案管理登记表（二） 3．重点建设项目档案管理登记表（三） 惠州市人民政府办公室二○○九年六月二十九日附件1重点建设项目档案管理登记表（一）（项目及项目档案和资料情况动态表）编号： 项目名称 建设单位或项目法人 地址 邮编 上级主管部门 批准概算总投资 万元 计划工期 年 月－ 年 月 主要单位工程名称 现已完成单位或单项工程 主要设计单位 主要施工单位 主要设备安装单位 主要监理单位 项目档案和资料管理情况 档案资料管理部门名称 隶属部门 联系地址电话 负责人 项目建档时间 专职档案人员数量 库房面积档案工作其他用房面积 设施设备 现有档案资料数量（正本） 卷（册） 图纸张数 对项目档案日常监督、指导上级单位 填表单位 （盖章） 年 月 日 注：此表应于项目开工后6个月内报相应的档案行政管理部门（一式三份）。凡未进行档案专项验收的重点建设项目，每年必须填报此表一次。 附件2重点建设项目档案管理登记表（二）（项目档案预验收情况表）编号：项目名称 项目档案总数（正本） 卷（册） 图纸张数 档案移交单位 库房面积\/档案工作其它用房面积 项目预验收日期 项 目 档 案 预 验 收 组织单位 预验收组 成员及单位 预验收结论 预验收组负责人（盖章） 年 月 日 注：此表于项目预验收后1个月内报相应的档案行政管理部门（一式三份）。 附件3重点建设项目档案管理登记表（三）（项目档案正式验收情况表） 编号：项目名称 项目档案总数（正本） 卷（册） 图纸张数 档案移交单位 项目竣工投产日期 项目正式验收日期 项 目 档 案 正 式 验 收 组织单位 验收组 成员及单位 验收结论 验收组负责人（盖章）年 月 日 注：此表于项目正式竣工验收后1个月内报相应的档案行政管理部门（一式三份）。