Shanwei Municipal People's Government Office Opinions on Further Strengthening and Standardizing Official Document Processing Work

各县（市、区）人民政府，市政府各部门、各直属机构： 为进一步促进政府机关公文处理工作的规范化、制度化、科学化，提高公文处理效率和质量，提高市政府办公室服务水平，更好服务于汕尾发展大局，根据《党政机关公文处理工作条例》和《汕尾市政府工作规则》，结合市府办实际并经市政府同意，现就进一步加强和规范公文处理工作提出如下意见： 一、各地、各部门要高度重视公文处理工作，严格执行《党政机关公文处理工作条例》和《贯彻落实<十八届中央政治局关于改进工作作风密切联系群众的八项规定>实施办法》、《省政府办公厅改进工作作风九个从严》等上级有关规定，切实加强领导，提升公文处理质量，精简公文处理流程，提高公文处理水平。 二、公文处理应当坚持实事求是、精简高效原则，做到及时、准确、安全。必须严格执行保密规定等有关规定和牢固树立为民执政理念，忠于职守、廉洁高效、认真严谨、协调配合。 三、市政府办公室公文处理流程。 （一）收文管理流程。 1、签收登记分送。所有报送市政府及市政府办公室的公文统一由收发室签收登记和分送。没有使用办公自动化系统（OA系统）报送公文的单位，必须同时报送PDF格式的电子文档公文，各单位要加快推进使用办公自动化系统报送公文工作。 公文必须符合《党政机关公文处理工作条例》的规范要求，对不符合要求或不完整的公文将作退文处理，对告知性报告和信息作阅知件处理，对非主送件根据工作需要处理，对推介广告类信息一般不予办理。不予办理的文件一般不要求存档。 来文凡涉及其他部门职能职权事项需征求相关部门意见的，来文单位应先征求相关部门意见并修改完善后上报，同时将有关部门意见及处理情况随文附报，以提高市府办公文处理效率。 凡政府已有明确执行贯彻意见的，不再请示贯彻执行。属职能部门职权范围内事务，由职能部门自行解决或自行向相关职能部门申报解决。相关职能部门协商后能解决的，可协商后解决。 2、分办承办拟办。收发室接收到公文后按分工通过市府办OA系统转送有关科室处理，科室负责人对初审合格的公文指定专人承办，每一公文均由专人承办并负责跟进。拟办意见要明确具体、切实可行。有紧急程度公文应当即到即办，涉市重点企业（项目）公文按照特急公文要求处理。 对于需征求有关部门意见的涉市重点企业（项目）公文，承办人员应第一时间将情况及征求意见方案报告分管副秘书长和秘书长，并由分管副秘书长报经分管副市长同意后，在一个工作日内牵头召开有相关部门主要负责人及业务科室参加的协调（征求）会，相关部门应在会上明确表达意见并将意见书面附报，没有提出意见的视为无意见，并需负没有提出意见的相关责任。 对于市府办发出的征求意见通知，相关部门须于接到征求意见通知后三个工作日内报送意见，规范性文件征求意见可以放宽至十个工作日内报送。各地各部门必须按要求上报明确意见，没有上报或逾期上报的需承担相应责任，市政府可视情况给予通报批评或追究相关责任。 3、送批审批催办。可以直接拟办意见报批的，承办人员需及时将拟办意见通过OA系统送批；需征求（协调）意见的，意见收集完毕后及时拟办意见送批。 可以直接拟办意见报批的，一般公文在八个工作日内办结；特急公文收到后应第一时间报告相关领导，并在两个工作日内办结；其他紧急程度公文应在四个工作日内办结。需征求（协调）意见的，审批时限由意见收集齐后三个工作日办结。 为提高审批效率，公文在OA系统的呈批，由原串联报批（按序报批）改为在最后一位审批领导前为并联呈批（同时报批），即并联呈报有关领导审批后再将情况呈报最后一位领导审批。领导如遇特殊情况在纸质呈批表中已审批的，承办人员事后应将原审批情况送领导阅后在OA系统中补签，以便文件归档。 承办人员要随时跟踪审批情况，并及时提醒催促领导审批，提高审批效率。不能按期完成审批的，承办人员需向秘书长书面报告逾期原因，以便秘书长向相关领导汇报办理情况。 4、函复反馈。需要函复的，承办人员应在领导完成审批后一个工作日拟好复函，在四个工作日内审批完毕函复来文单位；紧急公文在两个工作日内函复来文单位。一般不采用文件呈批表形式回复，如使用文件呈批表形式将审批情况回复来文单位的，在审批完成后即日将审批情况回复来文单位。没有要求回复的，才可使用口头反馈。 来文有明确上报或函复时限的，应在时限内完成上报或函复。领导要求反馈办理情况的，应将办理情况及时反馈领导。 5、整理归档。来文撤回退回、领导明确批示并已转有关部门落实、已将审批意见函复回复反馈的视为办结。承办人员应按要求及时整理办结公文，做好归档存档工作。 （二）发文管理流程。 1、公文拟制。公文拟制按“谁承办谁负责、谁主管谁把关”原则，由承办人员负责拟稿报批。为简化办文流程，加快办文速度，发文要严格执行中央八项规定和省市的相关规定办理，严控发文数量，提高发文质量。 没有其他实质请示内容的发文请示，直接将代拟稿转发文管理呈报审批，发文请示作为附件附批，代拟稿必须同时报送PDF和Word格式文档。代拟公文涉及其他部门职权范围内事项的，代拟部门应主动协商一致或进行会签，并将协商意见或会签情况一并报送。属可自主发文或部门联合发文解决的事项，不应请示要求以市政府或市政府办公室名义发文，可自行发文或请示市政府同意后自行发文解决。 公文拟制时必须按政务公开要求拟明公开方式随文报批。 2、审批会签。呈批的文稿必须规范清晰，并按要求审批。需会签的文稿，会签部门必须取得一致意见，并有会签部门负责签署意见。会签无法协调一致意见的，应如实将分歧意见如实汇报，并提出建议意见一并报请负责领导审定。 一般发文要求八个工作日内完成审批并发文；批复性发文四个工作日内完成审批并发文。紧急公文三个工作日内完成审批并发文，特急公文两个工作日内完成审批并发文。代拟稿应在三个工作日内完成核对修改进行呈批。 3、签发。市政府或市政府办公室发出的公文，必须按照《汕尾市政府工作规则》规定权限或主要负责人的明确授权签发，由签发人在文稿签署明确意见签发。 4、校对印发。承办人员需对审批签发的文件审对清楚后转电脑室排版和套用文件模板、登记文号。市政府和市政府办公室印鉴由印鉴室专人管理，负责使用、登记。收发室按照承办人员提供的分发范围统一发送公文，可以通过办公自动化系统（OA系统）发送的公文使用办公自动化系统发送，并要及时通过信息提醒收文单位确认签收；无法通过办公自动化系统发送的公文仍使用纸质公文发送、签收。公文分发要坚持“按需发文”原则，严格控制发文范围。 平件一般在三个工作日内发出，有紧急程度公文应随到随发，并标明紧急程度，特急公文要求当天前必须确认发送。公文发送提醒通过市府办短信平台使用短信提醒，各地各部门要及时将公文接收联系人（或更换联系人）情况告知市府办收发室，并及时反馈签收情况。 5、整理归档。办文人员要按要求及时将文稿、文件整理归档。 四、通过机要渠道和应急渠道报送的公文仍由机要人员或保密员和应急人员签收后转收发室处理，如属有紧急程度公文应立即通知相关人员处理。涉密公文仍按规定由保密员全责按规定要求处理。 五、各地各部门要结合实际，严格贯彻执行《党政机关公文处理工作条例》、上级有关规定和本通知精神，进一步加强和规范公文处理工作，精简办文流程，提高办文效率和服务水平。 汕尾市人民政府办公室 2013年4月3日 相关解读