Notice on Issuing the Municipal Archives Bureau's Request for Instructions on Strengthening Modern Enterprise Archives Management

穗府办〔1995〕66号印发市档案局关于加强现代企业档案管理工作的请示的通知各区、县级市人民政府，市府直属各单位：市档案局《关于加强现代企业档案管理工作的请示》，经市人民政府的同意，现印发给你们，请依照执行。 广州市人民政府办公厅1995年8月21日 穗府办〔1995〕66号关于加强现代企业档案管理工作的请示市人民政府：为进一步加强企业在转换经营机制，改革产权制度过程中的档案管理工作，提高企业档案管理水平，以适应建立现代企业制度的需要，根据中华人民共和国《档案法》、《企业法》、《公司法》的精神，结合我市实际，现就加强和健全我市企业档案工作提出如下意见：一、企业在转换经营机制，建立现代企业制度中，档案工作作为企业基础管理的组成部分，只能加强，不能削弱。（一）企业在生产经营和各项管理工作中形成的各种门类和载体的档案（包括科技的产品、设备、基建、科研档案，党政工团的文书档案，会计档案、人事方面的已故人员档案和声像档案，以及专门业务档案，如经营发行股票、债券的有关文件和合同，国有资产评估的有关材料等），是企业档案的一个有机整体，必须实行综合管理，由企业档案部门统一管理。有条件的企业可实行档案、资料、情报一体化，将企业信息统一管理起来。（二）企业要把档案管理工作列入重要议事日程，由一名领导分管负责，设置档案室，配备相应人员管理，日常工作由办公室管理。（三）企业要建立健全档案管理制度，将档案管理列入生产、技术、科技管理的程序，列入生产、科研和经营活动的工作计划，列入企业部门的职责范围和岗位责任制，使企业档案部门（人员）参加产品试制、科研成果鉴定、基建工程项目竣工验收、设备开箱验收活动，保证归档文件材料的完整、准确。（四）企业档案管理要按统一规范的要求，设置专门库房，并改善库房的七防（防火、防盗、防高温、防铀、防光、防尘、防虫鼠）设施，以保证企业档案的安全。（五）企业要加强档案信息资源的开发利用，充分发挥档案在生产经营中的作用。企业档案部门应根据企业生产经营的需要和市场信息，有针对性地编制有关参考资料，为企业领导决策、生产经营和各项管理服务，为企业增加经济效益。二、企业在转换经营机制，建立现代企业制度过程中，有的将逐步改组为控股公司、有限责任公司、股份有限公司、企业集团（公司）或引进外资嫁接改造，有些小型企实行承包、租赁，有些亏损企业破产、解散、兼并或拍卖等，对企业档案的流向与归属作如下处理：（一）行政性工业、交通等局、总公司转变政府职能，改组为国有资产经营公司、企业集团（公司）形成的文件材料与改组前分别立卷整理保存，也可以将改组前的档案按隶属关系移交市或区、县级市档案馆。（二）企业改组为有限责任公司、股份有限公司，其改组前后形成的各种门类档案，仍作为一个全宗，但改组前后的档案应分别单独整理。（三）企业改组为集团（公司）的，原全宗不变，核心企业或紧密层企业，原作为独立法人，独立核算的，可作为独立全宗。如不具备法人资格或不是独立核算的，办公地点远离集团（公司）的，可按集团（公司）全宗群管理。半紧密层、松散型的企业仍作独立全宗管理。（四）企业引进外资嫁接改造，或成为中外合资（合作）有限公司的，其档案应构成新的全宗，其原来形成的档案，作独立全宗，委托合资（合作）企业的中方负责保存。如合资企业不接收企业合资（合作）有的档案则全部移交隶属的档案馆。其中基建、设备档案可随固定资产移交隶属的合资（合作）企业；产品、科研档案可作为知识产权按有关规定办理；分厂、车间合资（合作）的，可另立全宗，但合资（合作）前的档案属原企业，全宗不变；合资（合作）期满、终止合同，其档案由中方保存。（五）被兼并的企业，兼并前档案由兼并企业作为独立全宗保存，兼并后如仍作为字体（如分厂）“全宗可延续不变。如不作为实体，则其档案为兼并企业全宗的一部分。（六）企业一分为二的，档案不能分散，指定一个企业保管。（七）破产的企业，档案移交接收的企业作独立全宗保存。若无企业接收则移交隶属的档案馆。（八）承包、租赁的企业，在承包期间的档案，由承包者负责管理：承包期满：其档案移交企业档案部门。为了保证企业档案的完整性，承包、租赁前的档案，亦由承包、租赁者负责，档案材料由企业档案部门保存，不得分散。（九）国有或集体的企业被拍卖的，档案移交买方企业。作独立全宗。若买方为私营的，被拍卖的企业应将档案移交主管部门或隶属档案馆。（十）联营的企业，其档案一般由联营企业作独立全宗保存，联营期满或终止合向，档案的归属由投资双方协商，一般移交其接收单位或属地档案馆。上述档案的流向与归属，主要是文书档案和声像、会计档案，属于设备、基建档案可随固定资产转移，移交有关单位，但必须列册办理移交手续。凡移交的档案必须保证完整，不得分散，任何个人不得私自保存。三、几点具体要求。（一）企业引进外资嫁接改制后，原企业档案由改制后企业的中方保存。因此，在合作洽谈中应予明确，防止合作过程只要科技档案，摒弃文书档案和专门档案。企业档案是一个整体，不能任意分散，必须保持原有企业档案的完整性。（二）在国有资产评估中，对企业引进技术和设备的软件，应作为知识产权评估，防止国有资产流失。（三）在档案管理已升级或认证的企业，在企业产权制度改革中不能以各种借口将档案分散各部门管理。已分散的，应恢复到升级或认证时的水平。企业档案归口那个部门管理，由企业自行决定。 广州市档案局1995年8月21日 公开方式：主动公开