Notice on Issuing the Zhongshan Municipal Government Mayor's Office Meeting System

火炬区管委会，各镇政府、区办事处，市属各单位： 现将《中山市人民政府市长办公会议制度》印发给你们，请遵照执行。中山市人民政府 二○一○年十月二十二日中山市人民政府市长办公会议制度 为提高行政效率和决策效能，推进政府决策规范化和科学化，进一步落实政府责任分工，强化工作合力，结合市政府工作实际，制定本制度。 一、参会人员 市长办公会议由市长或副市长主持，与议题相关的副市长、秘书长、副秘书长或市府办公室副主任、部门负责人、镇政府（区办事处）负责人、市府办公室相关科室负责人参加。 二、会议时间 根据需要不定期召开。 三、议题范围 （一）市长认为有必要主持研究布置的重要工作事项。 （二）涉及两个以上副市长分管工作且情况复杂，需由市长主持研究决定的事项。 （三）分管副市长认为在其职权范围内难以决定，需提请市长研究决定的事项。 （四）市长、副市长进行调查研究并作出部署的重要工作事项。 （五）副市长分管范围内需交流通报的重要工作事项。 （六）副市长分管范围内需召集有关部门协调解决的重要工作事项。 （七）副市长根据上级会议和文件精神、市长指示或市政府常务会议精神，在其分管范围内研究处理、布置的工作事项。 四、会议组织和议题确定 （一）会议组织工作由市府办公室负责，具体由与议题相关的综合协调业务科室承办。市长参加的，由秘书二科负责会议组织工作。 （二）拟提交市长办公会议研究的议题，由承办科室按程序呈报市长或分管副市长审批确定，也可由市长或分管副市长口头或书面指示确定。 （三）议题确定后，负责会议组织工作的科室应及时草拟会议通知并与议题主办部门衔接补充完善议题材料，提前1个工作日以上将会议通知及议题材料送与会人员。综合协调业务科室负责会议组织工作的，应同时将会议安排报秘书二科备案。 （四）负责会议组织工作的科室应安排会场，落实出席会议人员，并将参会人员的落实情况报秘书长或分管副秘书长、办公室副主任。相关综合协调业务科室做好会议记录。 五、会议纪要 会议纪要由相关综合协调业务科室负责草拟，并于会后2个工作日内形成初稿，经参加会议的办公室副主任或副秘书长、秘书长、副市长（包括虽未参会但与会议决定事项相关的副市长）审核后，由会议主持人签发。其中，涉及重要决定事项的会议纪要，应呈市长签发。会议纪要应根据议题的内容确定密级，发与会领导、相关部门和镇区、市府办公室相关科室。 会议纪要是记载、传达会议精神和议定事项，由市政府各部门、各镇政府（区办事处）遵照执行的内部文件，未经同意不得对外公开。 六、决定事项督办 会议决定的事项，有关部门和镇区要认真执行，抓紧办理。执行中遇到的重要问题以及执行结果，要及时向市府办公室报告。纳入政府督办的会议决定事项，由市府办公室督办科负责督促检查落实情况。 七、会议纪律 （一）议题主汇报单位负责人在作议题汇报时，要突出重点、条理清晰、简明扼要。参加会议人员应紧密围绕议题充分陈述，发表意见。 （二）与会人员应当提前10分钟到达会场。特殊情况不能参加会议的需提前向市府办公室请假，并提出代会人员名单。 （三）会议召开期间，与会人员要严格遵守会议纪律，进入会议室应关闭手机等通讯工具的发声系统；严格遵守保密纪律，未经同意不得传达散播会议内容；注意保管文件材料，标有“会后收回”或有密级的文件，会后退还工作人员。无关人员不得随意进入会议室。