Notice of the General Office of Shenzhen Municipal People's Government on Printing and Distributing the Detailed Implementation Rules for the Scope of Archives Collection by Shenzhen Municipal Archives

各区人民政府，市政府直属各单位： 现印发《深圳市档案馆收集档案范围实施细则》，请认真组织实施。执行中遇到的问题，请径向市档案局反映。 深圳市人民政府办公厅 2014年11月18日 深圳市档案馆收集档案范围实施细则 第一条 为加强档案收集工作，明确深圳市档案馆档案收集范围，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《广东省档案条例》《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》和《各级各类档案馆收集档案范围的规定》（国家档案局令第9号），结合我市实际，制定本实施细则。 第二条 以邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观为指导，坚持以人为本，依法开展档案收集工作，将属于市档案馆收集范围内的具有永久保存价值和30年以上（含30年）保存价值的档案收集进馆，建立服务范围广、内容丰富、结构合理的馆藏档案资源体系。 第三条 市档案馆依法接收下列组织机构的档案： （一）市委及所属各部门； （二）市人大及其常设机构； （三）市政府及其所属各部门和单位； （四）市政协及其常设机构； （五）市法院、市检察院； （六）市各民主党派、工商联机关； （七）市总工会、团市委、市妇联等人民团体； （八）市属事业单位； （九）市属国有企业、国有控股企业。 上述机构的下属单位和临时机构形成的、对国家和社会有保存价值的档案应移交进馆。 市政府所属各部门的派出机构形成的档案，一般作为该部门档案全宗的组成部分。 第四条 深圳市设立以前各个历史时期，宝安县级人民政权、行政机构、社会组织、著名人物的档案，由市档案馆负责收集。上述档案目前已保管在有关区档案馆的，由各档案馆自行管理。 第五条 已故市管干部、著名科学家、艺术家、教授、我市知名人士和市委、市政府及以上级别表彰的英雄、模范人物的人事档案，由市档案馆负责接收。 第六条 市属机关、企事业单位在主要业务活动中形成的涉及人民群众物质和精神文化生活、反映本部门、本领域发展状况的专业档案，由市档案馆负责接收，法律、法规、规章和政策文件另有规定的，从其规定。 经市政府批准成立的专门档案馆，只收集某一专门领域或特定载体形态的专门档案或档案副本。 第七条 中央和国家机关各部门、各中央管理企业驻深单位所形成的档案，凡中央和国家机关各部门、各中央管理企业与国家档案行政管理部门共同确定向市级综合档案馆移交的，由市档案馆负责接收。 第八条 全市下列重大活动、重要事件形成的特殊门类和特殊载体档案，应向市档案馆移交： （一）党和国家、广东省主要领导人来深圳视察、指导工作的题词、手迹及有关声像档案资料； （二）国家、广东省和国际组织授予深圳有关荣誉称号的证书、奖牌、奖杯、锦旗等； （三）外国国家元首、政党领袖、政府首脑等在深圳参观访问时形成的题词、手迹和有关声像档案资料； （四）国家、广东省和国际组织在深圳召开的会议，市委、市人大、市政府、市政协、市纪委召开的全市性会议形成的声像档案资料； （五）全市开展重大政治、经济、科技、文化活动及举行重大庆典、纪念活动、重大抢险救灾活动所形成的声像档案资料； （六）市领导在对外交往交流活动中接收的具有保存价值的公务礼品等。 上述档案由活动主办单位或牵头单位负责收集整理，并按本实施细则第十二条第二款规定的时间向市档案馆移交。 第九条 经协商同意，市档案馆可以接收或代为保管市级社会组织，中外合资、集体、民营企事业单位和个体工商专业户，基层群众自治组织，家庭和个人形成的、对国家和社会有利用价值的档案。 第十条 设有部门档案馆的机构的行政管理类档案，应向市档案馆移交。 第十一条 市档案馆应通过接受捐赠、购买、交换和复制等方式，将对国家和社会有利用价值，且反映我市历史文化的各种语言文字和不同载体的档案资料征集进馆。其范围包括： （一）我市各历史时期著名人物的档案； （二）反映我市各历史时期重大活动、重要事件的口述历史档案； （三）市内外、国内外有关机构保存的、反映我市历史的档案； （四）我市各历史时期编修的族谱、家谱； （五）其他反映我市历史、与我市经济社会发展有关的历代文献资料。 第十二条 列入市档案馆接收范围的档案，应按规定时间向市档案馆移交： （一）市属机关、团体、事业单位形成的文书档案和专业档案，一般自形成之日起满10年移交； （二）重大活动、重要事件形成的特殊门类和特殊载体档案，主办单位或牵头单位应在活动结束后3个月内向市档案馆移交； （三）市属已撤销的机关、团体、事业单位及临时性机构的档案，应当在撤销后2年内向市档案馆移交；无接收单位的破产转制市属国有企业档案，应当在清算结束后2年内向市档案馆移交； （四）属于向市档案馆移交范围、但尚未达到移交年限的档案，由于保管条件恶劣或者其他特殊原因，经档案保管单位与市档案馆协商同意，可提前移交进馆；专业性较强或者需要保密的档案，经市档案局审查同意，可适当推迟移交进馆； （五）文件纳入市文档服务中心集中管理的单位，其档案由市文档服务中心按程序向市档案馆移交。 第十三条 市档案馆应加快档案信息化建设，收集电子档案和纸质档案的数字化副本，建立电子文件（档案）备份中心，开展电子文件（档案）备份工作。 档案列入市档案馆接收范围的单位，应按相关标准和保密要求移交电子档案，纸质档案的数字化副本应符合国家规范要求，并随同纸质档案一并移交。 涉密电子档案和纸质档案的数字化副本，应严格按照保密规定进行保管、存储和使用。 第十四条 市档案馆在收集档案时，应同时收集有助于了解档案内容和立档单位历史的资料，收集有助于管理和利用档案所必需的专用设备。 第十五条 档案列入市档案馆接收范围的单位，应制订本单位档案整理分类方案、确定文件材料归档范围、制作档案保管期限表，经市档案局审查同意后执行。 市档案馆应制订实施档案接收计划，接收本馆保管范围内的档案。移交市档案馆的档案，移交单位必须收集齐全，规范整理，准确划分保管期限和国家秘密等级，并编制档案目录（包括整理说明、案卷目录、卷内目录，或者归档说明、归档文件目录），经市档案馆验收合格后，方可移交，并一并移交相应的档案目录和电子目录。 第十六条 本细则由深圳市档案局负责解释，自公布之日起施行。《深圳市市属机关、团体、企事业单位档案移交进馆办法》（深府〔1994〕219号）同时废止。