Notice on Launching the Property Management Information Platform and Strengthening Information Disclosure in Residential Communities

深建物管〔2020〕20号前海管理局，各区（新区）住房和建设局、深汕特别合作区住房建设和水务局，各物业服务企业、业主大会： 根据《深圳经济特区物业管理条例》（以下简称《条例》）第六条第一款第五项规定，市住房建设局建立了全市统一的物业管理信息平台（以下简称“市物业管理平台”），现正式启用平台并将有关使用注意事项通知如下： 一、市物业管理平台简介及登录方式 （一）市物业管理平台简介 市物业管理平台旨在为政府各级物业监管部门、物业服务企业、业主及业主组织打造一个信息公开、数据共享、事项办理、通知发布、交流沟通、消息反馈的平台。平台整合了现有部分服务功能并新增若干模块，主要包括：物业服务合同和业主大会（业主委员会）备案、安全在线检查、统计申报、通知发布、微信投票、业主满意度评价、物业小区信息公开、数据共享银行公示、诚信信息申报与公开、专业能力测评等。目前物业小区信息公开系统随市物业管理平台启动一并上线，其他功能模块将根据系统开发而陆续启用。 平台包括移动端“深圳市物业管理公众服务”公众号（以下简称“物业管理公众号”）和PC端。 （二）市物业管理平台用户类别 用户包括：市区住房建设监管部门、街道办事处、社区工作站（居民委员会）的相关负责人，物业服务企业相关工作人员，业主及业主委员会成员。各类用户依据系统各功能模块设计要求分别享有相应的权限。 （三）市物业管理平台登录方式 物业管理公众号登录方式为：打开“微信”APP，搜索“深圳市物业管理公众服务”公众号并关注。根据工作需求选择各相关功能模块，如已有物业平台账号的，点击功能模块图标即可进入操作界面；如没有该平台账号的，根据屏幕提示完成账号注册。 市物业管理平台PC端登录方式为：通过电脑中的网页浏览器，打开网址https:\/\/zjj.sz.gov.cn\/szwyweb，(或进入“深圳市住房和建设局”官网，点开“政务服务”并在“服务主题”下方点击“物业专项服务”，随后在物业专项服务主页点击“物业监管系统”跳转)录入账号密码后登录。如尚未注册账户的，根据网页提示在“广东省统一身份平台”（以下简称“省身份平台”）完成账号注册后，使用该账号再进行登录。根据系统要求，物业企业账号（法人账号）必须通过省身份平台四级（原L2级）核验才能使用系统相关功能，用户登录后可自行点击名称头像下的“账户管理”完善实名核验信息。 其中，2020年2月以来，在物业公众号上通过“疫情防控补贴”开展了相关业务的区住房建设部门、街道办、社区工作站、物业服务企业工作人员，可直接使用物业管理公众号相应功能模块，并凭对应的省身份平台原账号密码可直接登录市物业管理平台PC端。 二、同期上线系统模块的简介 （一）权限管理系统 权限管理系统是平台众多功能模块的基础，主要用于管理平台用户的名录和权限。目前权限管理系统的用户可拥有的操作权限包括：信息公开、业主评价、安全检查、通知发布、报表统计、诚信管理、疫情补贴等。用户可拥有一个或多个模块的操作权限，相关模块的具体功能操作需随系统开发而陆续启用。（用户的权限分配及授权方案见附件1，权限管理子系统操作手册见附件2） （二）项目管理系统 项目管理系统是物业管理区域（以下简称物业项目）基本数据采集模块。物业项目是本平台连接物业服务企业、业主大会、业主委员会和业主的关键性信息。为了保证物业项目信息管理的一致性、准确性，市物业管理平台对于物业项目采用统一来源、标准化、规范化的管理模式。统一来源即指，各用户在各功能模块中办理涉及物业项目信息的业务时，只能通过项目名称关键字、宗地号等信息搜索并选择物业项目，而不能新增、修改、删除物业项目。如数据库中没有所需项目时，由物业服务企业通过项目的管理功能模块发起项目新增功能。新增项目经平台管理员审核通过后，相关信息即并入数据库。标准化是指，物业服务企业在新增项目时，应按照系统要求填写相关数据、提交相应的佐证材料。规范化是指物业项目信息发生变更时，物业服务企业应及时对相关数据进行维护。（项目管理子系统操作手册详见附件3） （三）信息公开系统 信息公开系统为物业项目经理和小区业主委员会落实《条例》规定公开相关小区信息的义务提供小区信息公开平台，小区信息公开统计情况将记入诚信信息。目前该系统实现的功能有：一是街道办事处、业主委员会、物业服务企业按照《深圳市物业小区信息公开指引》发起信息公示；二是以年为周期，统计业主委员会、物业服务企业信息公开工作开展情况，相关用户可查看自己权限内的信息公开统计及具体公开情况。(信息公开子系统操作手册见附件4) 三、工作要求 （一）做好组织、宣传和问题收集工作 请各区住建部门组织工作人员了解并熟悉物业管理平台及相关功能模块的使用，配合我局开展系统的推广宣传。一是指导各街道办、社区工作站使用平台开展相关业务工作。二是指导辖区物业管理区域的物业服务企业（项目部）、业主委员会利用平台完成数据维护、业务办理工作。三是鼓励各用户积极向我局反映使用中存在的问题，协助收集用户对平台的意见和建议并及时反馈至市住建局。 （二）配合做好权限管理系统、项目管理系统的数据初始化工作 请各区（新区）住建部门：一是核对并完善各区（新区）住建部门负责人、经办人，街道办事处负责人的账户和权限。目前平台根据防疫补贴系统的账户情况对各区（新区）住建局、街道办的账户及权限进行了预设。二是自行或组织有关部门对辖区内的项目进行梳理核查，如发现项目数据有误（如有缺漏、重复、所在街道社区有误）需及时向市住建局反馈。三是对辖区各物业管理区域业主委员会主任数据进行核对和完善，并提交给平台一次性导入。由于此类信息涉及个人信息，不随本通知印发，由市住房建设局直接将各区物业管理区域业委会主任信息采集表交付各区（新区）住建部门。 请各物业服务企业：一是指定专人开通企业级账户，即物业企业负责人用户。二是企业级用户及时维护企业基本数据、深圳项目列表及对应项目负责人情况。三是督促本企业的各深圳物业服务项目负责人及时注册项目级账户，即项目负责人用户。四是物业企业负责人或项目负责人用户登录“项目管理”子系统核对、完善所服务项目的数据（如宗地号、地址、四至范围、建筑面积等）。五是组织各层级人员尽快熟悉平台并通过平台办理相关业务。 （三）全面推进物业小区信息公开工作 请物业服务企业、业主委员会：高度重视物业小区信息公开工作，确保及时、准确地公开物业管理区域、日常物业服务、业主共有资金等相关信息。 请各区住房建设部门：引导、指导并督促物业服务企业、业主委员会开展小区信息公开工作，对于信息公开不到位、不及时的公开主体，依据《条例》第九章的相关条款，提出整改要求或给予行政处罚。 （四）及时寻求技术支持 对于平台功能有疑问，发现系统稳定性、操作性有问题的，请通过“深圳市物业管理公众服务微信公众号-互动交流-常见问答”查看操作指引或联系技术支持、业务咨询人员（技术支持电话：张工 82794969；业务咨询电话：王工 82764358、盛工 83788133）。 特此通知。 附件： 1.各用户的权限分配及授权方案表 2.深圳市物业管理权限管理子系统操作手册 3.深圳市物业管理信息平台项目管理子系统操作手册 4.深圳市物业管理小区信息公开子系统操作手册深圳市住房和建设局2020年7月6日