Notice of Zhongshan Municipal People's Government Office on Forwarding the Municipal Archives Bureau's Opinions on Strengthening the Management of Major Event Archives in Our City

火炬区管委会，各镇政府、区办事处，市各有关单位： 市档案局《关于加强我市重大活动档案管理工作的意见》业经市政府同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。 中山市人民政府办公室 二○一二年八月三十一日市档案局关于加强我市重大活动 档案管理工作的意见市政府： 为加强重大活动档案管理，确保重大活动档案的完整与安全，发挥重大活动档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《广东省档案条例》等有关法律法规规定，结合我市实际，对重大活动档案管理提出如下意见。 一、提高对重大活动档案管理工作重要性的认识 重大活动档案是国家档案的重要组成部分。我市多年来形成大量具有保存价值、研究价值和典型意义的重大活动档案，真实反映了我市改革开放和经济社会建设取得的巨大成就，是研究我市发展轨迹、总结建设经验、指导未来发展的重要材料。做好重大活动档案管理工作，对我市建设幸福和美中山具有重要历史意义和现实意义。 二、重大活动档案管理职责分工 （一）市档案局依法对重大活动档案工作进行监督指导。 （二）市档案馆负责重大活动档案的接收、保管和提供利用工作。 （三）重大活动组织承办单位、摄录单位负责各自职责范围内档案的收集、整理、移交工作。 三、重大活动的范围 重大活动是指符合下列条件之一的社会活动： （一）全市性的重要会议； （二）省部级（含省部级）以上领导人在我市的公务活动； （三）省部级（含省部级）以上各部门在我市召开的重要会议、举办的重大活动； （四）外国政府和国际组织领导人，著名外国友人、港澳台及国内知名人士在我市的参观访问； （五）其他在全市具有重大影响的政治、经济、社会、文化、外事活动或者公益性活动； （六）在全市产生重大影响的自然灾害、事故灾难、突发公共卫生和社会安全事件的处置活动。 四、重大活动档案的归档范围 凡在重大活动过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子文件、标志性实物等不同形式的历史记录均属于归档范围。包括： （一）文件、讲话稿、记录、宣传报道、专题刊物等重要文字材料； （二）照片、图片、录音、录像等音像视听材料及其文字说明； （三）各类证书、奖牌、奖杯、奖状、锦旗、题词及重要纪念品等实物； （四）其他具有重要保存价值的材料。 五、重大活动档案的收集、整理和移交 （一）重大活动组织承办单位在制定重大活动实施计划时应当同时制定重大活动档案收集方案，明确重大活动档案收集的责任部门和人员，落实相应的保障措施。 重大活动组织承办单位负责重大活动档案收集、整理的部门和人员，应在重大活动结束后一个月内向本单位综合档案室移交重大活动档案，综合档案室应及时做好档案接收跟踪工作。 议事协调机构组织承办重大活动形成的档案，随牵头单位其他档案到期一并移交市档案馆；其中，重大活动组委会组织承办重大活动形成的档案，组委会办公室应在重大活动结束后一个月内向市档案馆移交。 （二）重大活动组织承办单位应将重大活动的时间、地点通知市档案馆，市档案馆根据需要派专业人员参加重大活动的拍摄工作，采取拍照、录音、录像等方式直接形成重大活动音像档案。重大活动组织承办单位应提供工作便利。 （三）重大活动档案，一般不单独设类，归入相应的文书、声像、实物等档案类别，其整理、编目、鉴定等工作，按照相应的档案整理规则进行。 六、重大活动档案的保管和开放利用 （一）市档案馆应对接收进馆的重大活动档案进行科学管理，并向社会提供利用服务。 （二）向市档案馆移交重大活动档案的单位和个人，对档案享有优先使用权，并可对档案中不宜向社会公开的部分提出限制使用要求。 （三）重大活动档案的开放按国家有关规定执行。市档案馆应当通过报刊、图书等出版物和广播、电视、计算机网络等媒介以及陈列、展览等形式，向社会公布已开放的重大活动档案目录。 七、重大活动档案的资源共享 市新闻单位（报社、广播电视台等）在重大活动过程中形成的照片、录音、录像等应归档为声像材料，并及时向市档案馆移交一套副本，市档案馆可向相关移交单位支付必要的成本费用，移交和付费办法由双方协商。 八、重大活动档案工作经费 重大活动档案工作经费由组织承办单位列入活动经费预算，市档案局、档案馆将重大活动档案管理经费列入年度经费预算。 九、加强重大活动档案管理工作监管 对在重大活动档案管理工作中贡献突出的单位和个人进行表彰奖励。对不按规定做好重大活动档案收集、整理、移交和管理工作，将档案据为己有或损毁、丢失重大活动档案的单位和个人，按照《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《广东省档案条例》有关规定，追究相关责任。 本《意见》自发布之日起施行。《转发市档案局关于加强我市重要政务活动、重大事件档案管理工作意见的通知》（中府办〔2004〕77号）同时废止。 以上意见，如无不妥，请批转执行。 中山市档案局 二○一二年八月二十三日