Notice of Shenzhen Housing and Construction Bureau on Handling 'Owners' Assembly and Owners' Committee Filing'

各区（新区）住房和建设局、深汕合作区住房建设和水务局，各业主委员会： 根据《深圳经济特区物业管理条例》相关条款的规定，《深圳市住房和建设局关于印发〈深圳市业主大会和业主委员会备案管理办法〉的通知》（深建规〔2020〕13号）已于2020年7月23日印发，为了完成业主大会和业主委会备案事项的办理并与原业主委员会备案事项进行业务对接，现就有关工作通知如下。 一、备案事项申请及审核主体 （一）事项名称：深圳业主大会和业主委员会备案。 （二）申请主体：各物业管理区域在任的业主委员会（以下简称业委会）。业委会可以委托其他人员代为办理备案事项，但需提供事项委托证明。 （三）审核单位：各区局（含各区住房和建设局、新区住房和建设局、深汕特别合作区住房建设和水务局，下同）。 （四）简要的办理流程： 1.申请：申请人通过广东省政务服务网提交备案申请，本事项实行全流程网上办理； 2.预受理：预受理人员在网上进行预受理； 3.审批：各区局审核人进行审查、审批； 4.申请代码：申请审批通过后，备案系统将业主大会和业委会信息推送至住房和城乡建设部（以下简称“住建部”）诚信平台申请“业主大会统一社会信用代码”（以下简称“信用代码”）； 5.出证：备案系统获得代码后，审核人出具与备案情形对应的业主大会和业主委员会备案通知书（以下简称“备案通知书”），备案通知书的编号规则按各区现有规则继续执行； 6.发证（领证）：各区局将制作好的备案通知书交市标准技术研究院派驻在各区行政服务大厅的打证窗口（以下简称“打证窗口”）；备案系统将业主大会及业委会相关信息推送至深圳市多证合一标准化出证系统（以下简称“多证合一”系统）；打证窗口在收到相关信息及各区住建局移交来的备案通知书后，向申请人发出领证的手机短信通知；申请人根据通知指引到打证窗口领取“业主大会统一社会信用代码证书”（以下简称“信用代码证”）及备案通知书。 备案事项的事项情形划分、办理流程、所需资料、办理过程中的各类注意事项详见办事指南（附件1）。 二、准备工作 （一）各区局指定专人办理备案事项并加强培训 请各区局明确专人负责本事项的审核工作，于7月31日前将初审、复审人员的名单报市住房建设局物业监管处，名单报送格式详见附件2。市住房建设局将在备案系统上线后，业务全面办理前举办业务培训会，培训会的通知另行印发。 （二）各区局配合做好信用代码证发放准备工作 参照我市营业执照、社会组织登记等多种证照发放的做法，市局委托市标准技术研究院在各区局完成业主大会备案审核后，代为打印并发放代码证书。因此，请各区局于7月31日前赴市局物业监管处领取空白的代码证书，于8月5日前将盖好单位行政章（或行政审批章）的空白证书交市标准技术研究院派驻在各区行政服务大厅的打证窗口。请各区局务必妥善保管证书，并做好证书交接签收手续。各区空白证书分配表详见附件3。 （三）各区局做好权责清单对接 现“深圳业主大会和业主委员会备案”事项是在原“深圳业主委员会备案”事项上更新而来。请各区局在8月5日开始在省权责清单系统中接收“深圳业主大会和业主委员会备案”事项办事指南、补充完善个性化栏目。 （四）各区局配合做好系统切换和测试工作 本事项的备案系统于8月5日正式上线，系统上线后将在正式环境下开展为期两周（8月5日至8月20日）的联调、测试工作。8月21日全面受理“业主大会和业主委员会备案”事项，原“深圳业主委员会备案”事项停办。 为了对系统进行深度测试，鼓励各区在测试期间选定1-2个条件比较成熟的住宅小区先行办理业主大会备案及代码证发放工作。 三、《备案管理办法》实施前各种情形的处置方式 请各区局、各业主委员会按以下工作流程对《备案管理办法》实施前的各种情形进行处置。 （一）列入2018-2019年度业主大会代码转换试点工作且已领取代码证的物业管理区域，在任业委会成员与领证时未发生变化的 由于现行的业主代码证与试点时所发代码证格式有变，因此，原列入2018-2019年业主大会换证试点工作，已领代码证的业主大会均需进行换证工作。如在任业委会成员与领证时未发生变化的，申请人参照办事指南中“试点业主大会换证”情形填写备案表、提交资料。 （二）《备案管理办法》实施前已选举产生业委员会，且现任业委会已完成备案的物业管理区域 依据《备案管理办法》第十五条规定，在本办法实施前已成立业主大会并选举产生业主委员会，已办理业委会备案且业委会在任期内的，业主委员会只需申请颁发统一社会信用代码证书。因此，除情形（一）以外的此类物业管理区域，申请人参照办事指南中“备案办法实施前业主大会领证”情形填写备案表、提交资料。 （三）《备案管理办法》实施前已选举产生业委员会的其他类型物业管理区域 在《备案管理办法》实施前已选举产生业委会，且不属于情形（一）（二）的物业管理区域，申请人请分别参照办事指南中“业主大会和业主委员会成立备案”“业主大会和业主委员会换届备案”“业主大会和业主委员会变更备案” 等情形填写备案表、提交资料。 此类物业管理区域大致包括（不区分是否列入试点、是否领证）：已选举业主委员会但未备案，已换届但未备案，业委会委员有变动但未备案，业委会主任分工有变动但未备案等。 （四）其他特殊情形 如遇本通知未涵盖的特殊情形，请各区局、各业委会及时向市住房建设局物业监管处反映，市住房建设局在分析研判后，以补充通知的方式约定特殊情形的处置办法。 四、备案完成后相关事项的说明 业主大会取得代码证和备案通知书后，业委会应着手开展以下工作： 一是依法申请刻制业主大会和业委会印章，建立印章管理制度。 二是设立共有资金基本账户或委托物业服务企业设立共有资金共管账户，并依《深圳市业主共有资金监督管理办法》《深圳市物业小区信息公开指引》《深圳市业主共有资金会计核算指引》的要求完成账务公开工作。 三是根据实际需要办理涉税、社保、公积金等事项。 四是在市物业管理信息平台中及时维护业主大会、业委会相关数据，确保信息准确。 特此通知。 附件：业主大会和业主委员会备案办事指南深圳市住房和建设局2020年7月27日